Czym jest process mining i jak analizuje rzeczywisty przebieg procesów

Definicja process mining

Process mining to zbiór technik analitycznych pozwalających odtworzyć rzeczywisty przebieg procesu biznesowego na podstawie danych zarejestrowanych przez systemy informatyczne, w których proces ten jest wykonywany. W odróżnieniu od tradycyjnego modelowania procesów, które opiera się na założeniach i wywiadach z pracownikami, process mining korzysta z faktycznych śladów cyfrowych pozostawionych podczas wykonywania każdego kroku.

Logi zdarzeń jako punkt wyjścia

Podstawowym materiałem wejściowym dla narzędzi process mining jest log zdarzeń — zbiór rekordów opisujących, jaka czynność została wykonana, w jakim momencie, przez kogo i w ramach którego egzemplarza procesu. Log taki zwykle pochodzi z systemu ERP, CRM lub systemu obsługi zgłoszeń, w którym każda transakcja pozostawia zapis czasowy.

Struktura minimalnego logu zdarzeń

Minimalna struktura logu zdarzeń obejmuje identyfikator egzemplarza procesu (na przykład numer zamówienia), nazwę czynności oraz znacznik czasu jej wykonania. Dodatkowe atrybuty, takie jak wykonawca czynności czy dział organizacyjny, wzbogacają analizę, lecz nie są niezbędne do podstawowej rekonstrukcji przebiegu.

Różnica względem modelowania procesów

Tradycyjne modelowanie procesów opisuje, jak proces powinien przebiegać zgodnie z założeniami projektowymi. Process mining pokazuje, jak proces przebiega w rzeczywistości, uwzględniając odstępstwa, pętle powrotne i warianty niewidoczne w dokumentacji projektowej. Zestawienie obu perspektyw pozwala zidentyfikować rozbieżności między teorią a praktyką.

Typowe obszary zastosowania

Analiza tego typu znajduje zastosowanie przede wszystkim w procesach o wysokiej powtarzalności i dużym wolumenie transakcji — takich jak obsługa zamówień, proces zakupowy czy obsługa zgłoszeń serwisowych — gdzie nawet niewielkie odchylenie od optymalnej ścieżki, powielone tysiące razy, generuje istotny koszt operacyjny.