Od analizy do automatyzacji — kolejne kroki po wykryciu nieefektywności

Decyzja o dalszym kierunku działań

Po zidentyfikowaniu konkretnego źródła nieefektywności organizacja staje przed wyborem między automatyzacją danego kroku, jego reorganizacją bez użycia narzędzi informatycznych, lub akceptacją istniejącego stanu, jeśli koszt interwencji przewyższałby spodziewaną korzyść.

Automatyzacja robotyczna wybranych kroków

Czynności o wysokiej powtarzalności i jasno określonych regułach decyzyjnych — takie jak przepisywanie danych między systemami czy weryfikacja zgodności dokumentu z checklistą — nadają się do automatyzacji za pomocą robotów programowych, które przejmują wykonanie danego kroku bez udziału człowieka.

Warunki wstępne skutecznej automatyzacji

Skuteczna automatyzacja wymaga, aby analizowany krok miał stabilną, powtarzalną strukturę — proces o dużej liczbie wyjątków i przypadków szczególnych jest trudniejszy i kosztowniejszy do zautomatyzowania niż proces o ograniczonej liczbie wariantów.

Reorganizacja procesu bez automatyzacji

Część zidentyfikowanych problemów wynika nie z braku automatyzacji, lecz z organizacji pracy — na przykład nierównomiernego przydziału zadań między zespołami. W takich przypadkach rozwiązaniem bywa zmiana zasad przydziału pracy, a nie wdrożenie nowego narzędzia informatycznego.

Pomiar efektów wdrożonej zmiany

Po wdrożeniu zmiany — niezależnie od jej charakteru — powtórna analiza process mining na danych z okresu po wdrożeniu pozwala zweryfikować, czy zaobserwowana wcześniej nieefektywność rzeczywiście uległa zmniejszeniu, oraz czy zmiana nie wygenerowała nowego wąskiego gardła w innym miejscu procesu.